Was gilt es bei der Aktenvernichtung zu beachten?
Wenn Sie Akten mit personenbezogenen Daten vorliegen haben, müssen diese mindestens unter Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden. Das betrifft zum Beispiel Personalakten oder Bewerbungsunterlagen. Teilweise trifft allerdings auch Sicherheitsstufe 4 zu, wie zum Beispiel für Patientenakten.Die DSGVO schreibt vor, dass Daten auf Papier in einer Art und Weise vernichtet werden müssen, dass deren Inhalt nicht rekonstruiert werden kann. Das bedeutet, es ist nicht ausreichend, die Daten in den Papierkorb zu werfen oder zu zerreißen. Damit sind die Daten noch immer für Unbefugte zugänglich und einsehbar.Wenn Akten personenbezogene Daten enthalten, müssen sie mindestens unter Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden. Das betrifft beispielsweise Personaldaten oder Bewerbungsunterlagen. Teilweise trifft dann auch Sicherheitsstufe 4 zu – zum Beispiel für Patientendaten oder Kanzleiakten.

Wie funktioniert professionelle Aktenvernichtung : Hierbei werden Ihre Akten und Dokumente nach den neuesten Datenschutzrichtlinien sicher vernichtet. Selbstverständlich mit Zertifikat. Ihre Dokumente werden nicht von Menschenhand berührt. Der ganze Vorgang von der Abholung bis hin zur Vernichtung wird protokolliert und videoüberwacht.

Was gehört in die Aktenvernichtung

Die Datenlöschung von Daten auf Papier wird dann üblicherweise als Aktenvernichtung bezeichnet. Neben personenbezogenen Daten lassen viele Unternehmen auch andere Papierabfälle vernichten, z.B. interne Firmenunterlagen, Marketingpläne, Controllingauswertungen, alte Geschäftspapiere etc.

Wann dürfen Unterlagen nicht vernichtet werden : Bei laufenden Prüfungen wie Betriebs-, Umsatz- oder Lohnsteuerprüfungen dürfen die Unterlagen auch nicht weggeworfen werden, wenn die Aufbewahrungsfrist eigentlich abgelaufen wäre. Genauso ist es bei steuerstrafrechtlichen oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen oder bei Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren.

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Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
Handelsbriefe (soweit keine Rechnungen) 6 2017
Handelsbücher 10 2013
Handelsregisterauszüge 10 2013
Hauptabschlussübersicht 10 2013


Ist die Aufbewahrungspflicht von privaten Unterlagen vorbei und werden nicht mehr benötigt, können diese vernichtet werden. Hier muss darauf geachtet werden, dass diese Dokumente DSGVO-konform vernichtet werden müssen, sobald die Unterlagen sensible, personenbezogene Daten enthalten.

Welche Sicherheitsstufe bei Aktenvernichtung

Sicherheitsstufen für die Aktenvernichtung

Sicherheitsstufe Empfehlung für die Datenträgervernichtung
1 Allgemeine Daten – Reproduktion mit einfachem Aufwand
2 Interne Daten – Reproduktion mit besonderem Aufwand
3 Sensible Daten – Reproduktion mit erheblichem Aufwand

Sie können vertrauliche Dokumente schreddern oder in kleine Schnipsel zerreißen und anschließend im Hausmüll oder im Altpapier entsorgen. Am besten verteilen Sie die zerstörten Unterlagen auf beide Müllbehälter.Sie können vertrauliche Dokumente schreddern oder in kleine Schnipsel zerreißen und anschließend im Hausmüll oder im Altpapier entsorgen. Am besten verteilen Sie die zerstörten Unterlagen auf beide Müllbehälter.

Akten können entweder über den Wertstoffhof oder bei einem örtlichen Anbieter für Datentonnen sicher entsorgt werden. Alternativ bieten Datenentsorgungsboxen eine praktische Lösung für die fachgerechte Aktenvernichtung direkt von zu Hause aus.

Wann dürfen Unterlagen gelöscht werden : So berechnen Sie die Aufbewahrungsfrist

Dienen Unterlagen als Buchungsgrundlage, dann müssen Sie diese 10 Jahre aufbewahren. Für viele andere Dokumente gilt eine Frist von 6 Jahren.

Wie kann man Akten vernichten : Sie können vertrauliche Dokumente schreddern oder in kleine Schnipsel zerreißen und anschließend im Hausmüll oder im Altpapier entsorgen. Am besten verteilen Sie die zerstörten Unterlagen auf beide Müllbehälter.

Was bedeutet Sicherheitsstufe 4 bei Aktenvernichtern

Sicherheitsstufe P4 verlangt die Entsorgung von Datenträgern mit verstärkt sensiblen und vertraulichen Daten. Zu verwenden sind Aktenvernichter mit Partikelschnitt der Sicherheitsstufe 4. Dazu zählen Gehaltsabrechnungen oder Arbeitsverträge und medizinische Berichte.

Bei Aktenvernichtern der Sicherheitsstufe P-5 handelt es sich um Aktenvernichter mit Partikelschnitt. Die Partikelgröße der geschredderten Dokumente beträgt maximal 30 mm², sodass eine Reproduktion Ihrer geheim zuhaltenden Daten beinahe unmöglich ist.Sie können vertrauliche Dokumente schreddern oder in kleine Schnipsel zerreißen und anschließend im Hausmüll oder im Altpapier entsorgen. Am besten verteilen Sie die zerstörten Unterlagen auf beide Müllbehälter.

Wie vernichte ich Papiere : Aktenvernichter: Sie machen persönliche Daten mit einem Edding oder einem ähnlichen Stift unkenntlich und unlesbar. Sie zerschneiden oder zerreißen die Papiere. Und im Idealfall verteilen Sie die Schnipsel anschließend im Papiercontainer und im Müll.